De (IT) Licentiemanager/Software Asset Manager (SAM) is binnen het vakgebied Leveranciersmanagement het centrale aanspreekpunt binnen KVK voor licentie gerelateerde zaken en verantwoordelijk voor het managen van de binnen KVK in gebruik zijnde software licenties. Wij zoeken een energieke en enthousiaste licentie-/software asset manager die sterk is in sturing van diverse betrokkenen en stakeholders, communicatief zeer vaardig en via de positieve dialoog met licentiebrokers en -leveranciers en directe collega’s de dienstverlening van onze SAM-activiteiten naar een hoger niveau kan tillen, met als doelen:
- Tijdig de lopende licentieovereenkomsten aan te gaan, te verlengen of te beëindigen (inclusief bijbehorende administratieve activiteiten om dat te bereiken);
- ‘Compliant’ te zijn aan zowel de van toepassing zijnde licentievoorwaarden van de leverancier als aan het KVK licentiebeleid; en een continu actueel integraal overzicht beschikbaar te hebben van (onder andere):
- alle binnen KVK in gebruik zijnde software licenties
- de type licenties (zoals ‘concurrent’ vs. ‘named’ en ‘on-premises’ vs ‘off-premises’ (t.w. ‘cloud-based’ licenties, zoals bijv. SaaS);
- de daaraan verbonden licentievoorwaarden en de adequate nalevering daarvan door KVK;
- gebruiksrapportages en verbruiksrapportages; en
- financiële rapportages ten aanzien van de licentiekosten, verbijzonderd naar (i) bedrijfsonderdeel (Groups/Afdelingen) en (ii) type licenties (‘on-premises’ vs. ‘off-premisses’).
- Leiden van het Demand Management Overleg (DMO), gebruikmakend van TopDesk. TopDesk is momenteel de tooling die intern KVK wordt gehanteerd om de software-aanvragen en de beoordeling en de afhandeling daarvan gestructureerd te verwerken;
- Effectief beheer en besturing van de SAM lifecycle bestaande uit behoeftestelling, inkoop, installatie, ingebuikname (deployment), onderhoud, gebruik en buitengebruikstelling van software.
- Een optimale bijdrage leveren aan het sourcing/inkoopproces, opdat het licentiecontract en de daarin opgenomen afspraken voldoen aan alle contractvereisten en aan de voorwaarden om het contract na ondertekening ook goed te kunnen managen (conform CATS CM-proces).
- Een optimale bijdrage leveren dat het licentiecontract én het gebruik binnen KVK van de betreffende licenties.
- Performancebewaking: in samenspraak met de CSM en CM/LM zorgdragen dat de leverancier de overeengekomen prestatie (licentie) levert zoals contractueel overeengekomen (‘DOP’ en ‘AOC’).
- Het betrekken van de juiste disciplines in de besturing van het licentiecontract, waaronder Inkoop (in geval van commerciële ondersteuning, meerwerk en evt. noodzakelijke contractupdates), A&RC (in geval van risico-, privacy en/of security aspecten) en JZ (in geval van disputen en/of structurele ‘underperformance’.
- Het zorgdragen voor de juiste data, informatie en verplichte documentatie ten aanzien van het contract in de ‘Contract- en Leveranciersmanagement’-applicatie (momenteel Mercell ‘Source-to-Contract’), in casu het op orde brengen en houden van het integrale contractdossier.